La transcripción de voz mediante inteligencia artificial se ha convertido en una herramienta habitual en el entorno profesional. Su capacidad para transformar grabaciones de audio en texto de forma automática permite ahorrar tiempo, mejorar la organización de la información y facilitar el seguimiento de reuniones, llamadas o entrevistas. Sin embargo, su uso también plantea importantes implicaciones en materia de protección de datos que no pueden pasarse por alto.

¿En qué consiste la transcripción de voz con IA?

La transcripción de voz con IA es un proceso automatizado por el que un sistema convierte el audio en texto escrito sin necesidad de intervención humana. Para ello, emplea modelos de reconocimiento del habla capaces de identificar palabras, expresiones y estructuras del lenguaje de forma casi inmediata.

Esta funcionalidad se integra hoy en herramientas de uso cotidiano, como plataformas de videoconferencia o colaboración, que generan transcripciones o resúmenes automáticos de las conversaciones. Esto facilita la consulta posterior de la información y, en algunos casos, sirve como soporte documental de decisiones o acuerdos.

No obstante, conviene recordar que la voz es un dato personal, ya que puede permitir identificar a una persona por sus características propias. Además, el contenido de una conversación puede revelar información sensible, como datos de salud, circunstancias personales o profesionales. Al quedar recogida por escrito, esta información resulta más fácil de almacenar, buscar y compartir, lo que incrementa los riesgos para la privacidad si no se gestiona adecuadamente.

Obligaciones del responsable del tratamiento

Las organizaciones que utilizan sistemas de transcripción de voz actúan como responsables del tratamiento y deben garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta responsabilidad comienza con la correcta selección del proveedor del servicio, que tendrá la condición de encargado del tratamiento.

Es esencial que el responsable verifique que el proveedor ofrece garantías suficientes en materia de confidencialidad, seguridad de la información y transparencia sobre los usos que realizará de los datos. Asimismo, el contrato debe cumplir con lo establecido en el artículo 28 del RGPD, detallando, entre otros aspectos, la finalidad del tratamiento, la duración del servicio, el tipo de datos tratados, las personas afectadas y las obligaciones de cada parte.

Especial atención merecen los tratamientos adicionales que puedan derivarse del uso de estas herramientas, como la inferencia de emociones, estados de salud o la identificación biométrica. Este tipo de tratamientos están sujetos a un régimen de protección reforzado y, en determinados casos, pueden entrar dentro de los supuestos de sistemas de inteligencia artificial prohibidos por el Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial.

Base legitimadora del tratamiento

Definir correctamente la base legitimadora del tratamiento es un elemento clave. No todos los usos de los datos derivados de la transcripción comparten la misma base legal. Por ejemplo, si las grabaciones o transcripciones se utilizan para reentrenar el sistema de IA, el proveedor puede asumir el rol de responsable del tratamiento para esa finalidad concreta, lo que exige una base legitimadora específica.

De acuerdo con el principio de limitación de la finalidad, cada tratamiento debe responder a objetivos claros, concretos y legítimos. Las bases legitimadoras pueden variar en función del contexto y abarcar, entre otras, la ejecución de un contrato, el interés legítimo o el consentimiento.

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, este debe ser libre, específico, informado e inequívoco, y no puede obtenerse mediante configuraciones predeterminadas. Además, la persona afectada no debe sufrir consecuencias negativas por no otorgarlo o retirarlo, y la retirada debe ser sencilla y accesible. En el ámbito laboral o profesional, es especialmente importante analizar si existe un posible desequilibrio que pueda afectar a la validez del consentimiento.

En los supuestos en los que se invoque el interés legítimo, será necesario realizar una evaluación previa que justifique dicho interés y acredite que no prevalecen los derechos y libertades de las personas afectadas.

Transparencia y deber de información

El principio de transparencia obliga a informar de forma clara y accesible a las personas cuya voz vaya a ser tratada antes de iniciar el tratamiento. Esta información debe incluir, entre otros aspectos, la finalidad del servicio, la existencia de tratamientos adicionales, el acceso de terceros a los datos, los derechos que asisten a los interesados —especialmente los de rectificación y supresión— y los posibles riesgos asociados.

El RGPD no resulta aplicable cuando se utilizan voces sintéticas o cuando la voz se ha modificado de forma que resulte completamente inidentificable y desvinculada de cualquier otra información personal. Sin embargo, sí será de aplicación respecto de los metadatos generados por el servicio cuando puedan vincularse a una persona física identificada o identificable.

Conclusión

La transcripción de voz con inteligencia artificial ofrece importantes ventajas en términos de eficiencia y gestión de la información, pero su uso debe abordarse desde una perspectiva de cumplimiento normativo. Antes de implantar este tipo de sistemas, es imprescindible definir claramente la finalidad del tratamiento, identificar una base legitimadora adecuada y garantizar una información transparente a las personas afectadas.

En Rapinformes ayudamos a las organizaciones a evaluar los riesgos asociados al uso de tecnologías basadas en inteligencia artificial y a implantar medidas que garanticen un uso seguro, proporcional y conforme a la normativa vigente. Solo desde ese equilibrio entre innovación y protección de datos es posible generar confianza y minimizar riesgos legales.