Es habitual que una mala previsión de los acontecimientos compliquen o arruinen el desarrollo de un evento, y muchas marcas apuestan gran parte de su reputación e imagen a la puesta en marcha de estas celebraciones.

En ocasiones, la falta de una adecuada diligencia con factores como el aforo o el clima han llegado a producir auténticos escenarios desastrosos en eventos que, en principio, tenían como objetivo ser el escenario de presentaciones de resultados corporativos, puesta en marcha de estrategias decisivas o simplemente el ocio, todos empañados por una preparación deficiente.

A continuación desarrollamos los principales puntos a tener en cuenta a la hora de realizar eventos:

1. Establece un objetivo claro: Antes de empezar a planificar, define el propósito y los objetivos del evento. ¿Qué quieres lograr? ¿Es una conferencia, una fiesta, un lanzamiento de producto? Establecer metas claras para llevar la dirección correcta, es esencial para garantizar el éxito de cualquier evento.
2. Conoce a tu audiencia: Entender quiénes son los asistentes te ayudará a adaptar tu evento a sus necesidades e intereses. Realiza investigaciones de mercado, encuestas o análisis de datos para obtener información valiosa sobre tu audiencia.
3. Elige la fecha y el lugar adecuados: Tienes que tener en cuenta la disponibilidad de tus invitados, la temporada, el clima y otros eventos que puedan competir con el tuyo. Escoge un lugar que sea conveniente y adecuado para el tipo de evento que estás organizando.
4. Crea un plan detallado: Organiza todas las tareas que necesitas completar, desde la reserva del lugar hasta la promoción del evento. Asigna responsabilidades y establece plazos para cada tarea. Hacer una check list siempre es un plus para tener una buena organización.
5. Presupuesto: Estima los costes de todos los detalles del evento, desde la logística hasta la promoción y la contratación de personal. Asegúrate de incluir un margen de imprevistos, esto es muy importante.
6. Promociona el evento: Utiliza todos los medios de comunicación necesarios para llegar a tu público objetivo, como redes sociales, mailing, publicidad pagada, incluso prensa local. Crea contenido atractivo y relevante que motive a la gente a asistir.
7. Proporciona una experiencia memorable: Desde la decoración hasta el entretenimiento y la calidad del servicio, cada aspecto del evento debe contribuir a una experiencia positiva para los asistentes. Asegúrate de que todo esté bien coordinado y que seas diferencial en cuanto a tu competencia, haz que tu evento sea uno del que hablar.
8. Plan de imprevistos: Prevé posibles contratiempos y elabora un plan de imprevistos para abordar cualquier problema que pueda surgir durante el evento.
9. Recopila un feedback: Después del evento, solicita comentarios de los asistentes para identificar áreas de mejora y aprender de la experiencia. Esto te ayudará a hacer ajustes para futuros eventos.
10. Evalúa los resultados: Analiza los datos clave, como la asistencia, la satisfacción de los asistentes y el retorno de la inversión, para determinar el éxito del evento y entender qué funcionó bien, si hubo imprevistos y qué se puede mejorar.
11. Cuenta con Primera Impresión: Contar con un equipo que te apoye y te acompañe de principio a fin, es clave para asegurar el éxito del evento. Estaremos contigo desde la búsqueda del espacio, hasta la campaña post evento, pasando por todos los puntos anteriores. Es esencial tener una agencia en la que confiar, y nosotros queremos ser la tuya.

En Primera Impresión somos jóvenes y estamos a un paso de ser los líderes del sector, solo nos faltas tú.

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