La aprobación de la conocida “Ley de Digitalización” (Ley 11/2023) marcó un antes y un después en el ámbito de las actuaciones notariales en España. Por primera vez se permite que ciertos actos jurídicos puedan realizarse de forma completamente digital, incluyendo la firma de poderes notariales online. Esta medida busca simplificar los trámites, facilitar y agilizar el acceso a los servicios notariales y adaptarse a las necesidades de un mundo cada vez más digitalizado. Sin embargo, ¿realmente está el sistema listo para cumplir con estos objetivos? ¿Hasta qué punto están operativas las notarías para trabajar con esta nueva modalidad?

¿Cómo firmar ante notario un poder notarial online a distancia?

La firma de un poder notarial online es un proceso diseñado para ofrecer seguridad, eficacia y comodidad al usuario, aunque se requiere cumplir con ciertos requisitos y pasos específicos. A continuación, se detallan los pasos generales que deben seguir los interesados en firmar un poder de forma telemática:

1.- Solicitud de cita en el Portal Notarial del Ciudadano: para realizar una firma electrónica notarial por videoconferencia, es necesario pedir cita en el Portal Notarial del Ciudadano. Esto se puede hacer de dos maneras:

• solicitando que la notaría lo gestione directamente, facilitando los datos personales y el documento a firmar, o bien
• realizando la solicitud personalmente en el portal, donde el usuario elige notario, fecha y hora.

En ambos casos, el solicitante debe estar registrado en el Portal Notarial del Ciudadano, y el notario revisará la documentación antes de aprobar o rechazar la cita según la legalidad y corrección de los documentos presentados.

2.- Consentimiento del poder notarial por videoconferencia: antes de la videoconferencia, el solicitante debe subir su documento de identidad al Portal Notarial del Ciudadano. Durante esta reunión, el notario verifica la identidad del cliente y su capacidad legal para otorgar el poder. Asimismo, el notario se asegura de que el cliente comprende el contenido y las implicaciones legales de la escritura.

3.- Firma electrónica del poder notarial: para completar la firma electrónica notarial por videoconferencia existen dos métodos:

• Firma a través del Portal Notarial del Ciudadano: el solicitante accede con sus credenciales y recibe un código de seguridad en su móvil que debe introducir para finalizar la firma.
• Firma mediante una entidad externa: si el solicitante usa un certificado de una entidad externa (como la FNMT), empleará la aplicación Autofirma para completar el proceso mediante su certificado electrónico y claves personales.

Una vez el solicitante ha firmado el documento con alguno de estos métodos, el notario añade su firma digital, autorizando y registrando la escritura de manera electrónica, otorgándole plena validez jurídica.

4.- Registro y Envío de la Escritura: Finalmente, el notario inscribe el poder en el registro correspondiente, en caso de que sea necesario, y entrega una copia digital certificada al cliente. El poder queda guardado en los archivos digitales de la notaría, facilitando el acceso y consulta en cualquier momento.

Una vez visto el procedimiento a seguir para la firma electrónica de poderes notariales, cabe preguntarse ¿funciona realmente este sistema online? y es que, aunque la Ley de Digitalización introduce avances significativos, lo cierto es que la implementación total de estos procesos aún enfrenta desafíos en muchas notarías, sobre todo en notarias ubicadas en localidades menos urbanas, que no disponen ni de la infraestructura, ni del personal con competencias técnicas necesarias para realizar estos procesos de manera ágil y segura.

Y es que, aunque algunos Colegios Notariales han avanzado en la creación de plataformas digitales comunes, no todas las notarías están actualmente integradas en los sistemas que permiten la firma de poderes online, por lo que es necesario un mayor esfuerzo sostenido para asegurar que todas las notarías puedan ofrecer estos servicios de manera uniforme.

En definitiva, la Ley de Digitalización supone un avance importante hacia una notaría más accesible y moderna, adecuada para las demandas de la sociedad actual. Sin embargo, aún queda camino por recorrer para lograr una implementación efectiva y uniforme del sistema de firma online en todas las notarías del país. Lo que es evidente es que la digitalización de las actuaciones notariales es un paso crucial hacia la modernización del sistema, y es probable que en los próximos años veamos una integración cada vez más amplia y efectiva de estas herramientas digitales en el sector.