Es habitual que las empresas necesiten encontrar un proveedor externo para prestar servicios que no pueden cubrir internamente. La RFP o una solicitud de propuesta redactada en inglés puede ser una excelente fuente de talento en estos casos.
¿Qué es una RFP?
Una RFP es como el anuncio de un nuevo proyecto. Cuando tu empresa necesita contar con talento puntual en un proyecto, la RFP describe sus necesidades y solicita propuestas de proveedores que cumplan ciertos requisitos. Las RFP pueden ser publicadas en abierto o enviadas por invitación.
Este proceso te permitirá evaluar las propuestas de los proveedores preseleccionados una vez te hayan presentado sus soluciones.
Es, en definitiva, la apertura de una convocatoria para trabajar con un vendedor o proveedor de servicios para seleccionar la mejor opción, permitiendo conocer su plan de acción.
RFP, RFI, RFQ… ¿cuál es la diferencia?
Durante la búsqueda de un proveedor externo, puedes encontrarte con las siglas «RFI» y «RFQ». Aquí te explicamos sus significados:
– RFI (Request for Information): Solicitud de información. Documento que recoge datos sobre proveedores, servicios o soluciones potenciales, generalmente con información genérica sobre la entidad, su experiencia y capacidades. Las RFI sirven para preseleccionar proveedores antes de solicitar propuestas formales.
– RFQ (Request for Quote): Solicitud de presupuesto. Documento que solicita a los proveedores un resumen de precios y condiciones específicas para productos y servicios. Sirve para obtener información sobre precios competitivos.
¿Cuándo conviene hacer una RFP?
Deberías considerar elaborar una RFP en inglés en los siguientes escenarios:
- Si no tienes un departamento o compañero que cuenta con las habilidades solicitadas.
- Si necesitas cubrir un proyecto a gran escala con perfiles específicos.
- Si has tenido problemas con tu proveedor actual, como:
- Si ha habido evidencia de trabajos realizados con baja calidad.
- Si hay una falta de procesos y tecnología adecuada.
- Insuficiencia de servicios ofrecidos.
- Cuando existe una falta de recursos para adaptarse a tus necesidades.
Cómo planificar una RFP
Antes de empezar, aclara estos puntos:
- ¿Tu RFP será por invitación o abierta a cualquier proveedor cualificado?
- ¿El objetivo es mejorar la calidad o reducir costos?
- ¿Cuál será el plazo de respuesta?
- ¿Dónde publicarás tu RFP y cómo recopilarás las respuestas?
- ¿Cómo gestionarás las preguntas de los proveedores? ¿Quién será responsable de gestionar preguntas, evaluar propuestas y negociar contratos?
Información a proporcionar
Los proveedores deben entender claramente por qué necesitas la RFP y cuáles son las necesidades del proyecto. Incluye detalles sobre:
- Tu negocio y necesidad de servicios puntuales.
- Tu tecnología y las integraciones habituales.
- El “working Language” (si trabajáis en español pero que manejáis trabajos en inglés, por ejemplo).
- El volumen y frecuencia de solicitudes de este índole.
- Desglose del tipo de servicios requeridos.
- El área de especialidad.
- Procesos y requisitos internos.
Preguntas Clave para tu RFP
Formular las preguntas correctas es esencial para tomar una decisión informada. Considera preguntar sobre:
- Tamaño de la empresa: Número de empleados y rotación.
- Ubicaciones: Requisitos lingüísticos del proyecto.
- Calidad: Certificaciones, índices de satisfacción y gestión de disconformidades.
- Seguridad y protección de datos: Compromiso con la privacidad y proceso de seguridad. Capacidad: Plazos de entrega y capacidad de gestión.
- Estudios de caso: Evaluar calidad y alineación con tu negocio.
- Costos: Honorarios, dietas, costes adicionales, suscripciones, descuentos, recargos y tarifas mínimas.
Evaluación de Propuestas
Usa un sistema de puntos para clasificar a los proveedores según tus criterios. Solicita a los finalistas:
- Referencias de clientes similares.
- Ejemplos de trabajos similares.
- Una RFQ.
¿Dónde publicar tu RFP?
Hay numerosos medios donde publicar RFP y otros que rastrean las webs que las publican.