Los inconvenientes de elegir un correo electrónico como canal de denuncias interno
Los canales internos de información o “canales de denuncias”, son la solución clave dentro de los programas de compliance para proteger a los informantes contra represalias y a las empresas de daños de reputación. No obstante, es importante saber qué canal ético es más seguro y por qué.
Ante la obligatoriedad de la Ley de Protección de Informantes de implementar un sistema interno de información, muchas empresas aún se plantean qué tipo de canal ético deben introducir y qué características y funciones deben contener para que cumpla con la normativa y ayude a construir un entorno de trabajo más transparente. La protección total de los informantes a la hora de comunicar infracciones debe garantizarse con sistemas de información seguros y confidenciales que permitan la trazabilidad con el informante y la protección de los datos durante todo el proceso hasta la investigación final del caso.
En muchas ocasiones, las empresas deciden implantar un correo electrónico como canal ético al ser rápido de configurar y económico. Sin embargo, este sistema no cumple con los requisitos de protección y seguridad necesarios ya que un email no contiene ninguna función de cifrado de los datos. Si un alertador quiere informar sobre una irregularidad en su empresa mediante un correo electrónico, alguien no autorizado podría acceder a los datos y modificar el contenido. Además, a la hora de una investigación interna o externa, las pruebas resultarían nulas al no garantizarse la confidencialidad de las mismas.
Un email tampoco cumple con las exigentes directrices del Registro General de Protección de datos, según el artículo 32. La información sensible debe almacenarse en centros de datos de alta seguridad, por lo que un correo no cumpliría con esta regulación.
A su vez, un email no certifica el anonimato del informante, lo que conlleva que se produzcan menos denuncias o que acudan a otras fuentes externas para informar sobre la infracción. Para promover el uso de los canales éticos, es necesario que los informantes se sientan con la confianza suficiente para informar sobre una mala conducta, por lo que el establecimiento de canales de denuncias que permitan la comunicación constante entre el gestor de los casos y el alertador es fundamental.
Más información:
Descubre más detalles y qué canal de denuncias se ajusta mejor a tu empresa en el siguiente artículo.
Ley de Protección de Informantes
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Country Manager Spain EQS Group
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